Hộ chiếu công vụ là một trong những giấy tờ quan trọng đối với các cán bộ, công chức và nhân viên của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Nó cho phép người sử dụng di chuyển, làm việc và tham gia các hoạt động ngoại giao tại các nước khác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hộ chiếu công vụ, có thể xảy ra những trường hợp cần bổ sung hoặc sửa đổi thông tin để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của giấy tờ này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Đầu tiên, cần phải hiểu rõ về khái niệm “bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ”. Bổ sung hộ chiếu công vụ có nghĩa là thêm vào các thông tin mới hoặc điều chỉnh các thông tin đã có trên hộ chiếu. Trong khi đó, sửa đổi hộ chiếu công vụ là thay đổi hoàn toàn thông tin trên hộ chiếu, ví dụ như thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, v.v. Quy trình bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ Trước khi tiến hành bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ, người sử dụng cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và thông tin cần thiết. Đầu tiên là hộ chiếu cũ, bản sao hộ chiếu cũ (nếu có), bản sao giấy chứng nhận đăng ký khai sinh hoặc giấy tờ tùy thân khác để chứng minh thông tin cần sửa đổi. Ngoài ra, còn cần có mẫu đơn yêu cầu bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ (có thể lấy từ Cơ quan đại diện hoặc tải về từ trang web của Bộ Ngoại giao), ảnh chụp mới (nếu có) và các giấy tờ khác theo yêu cầu của Cơ quan đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ và đợi xét duyệt Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng cần nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Thời gian xét duyệt hồ sơ có thể khác nhau tùy theo từng Cơ quan đại diện và tình hình công việc của họ. Trong trường hợp cần thiết, người sử dụng có thể yêu cầu Cơ quan đại diện xem xét ưu tiên xử lý hồ sơ.
Bước 3: Lấy lại hộ chiếu mới Sau khi hồ sơ được xét duyệt và thông báo cho người sử dụng, người đó cần đến Cơ quan đại diện để lấy lại hộ chiếu mới. Trong trường hợp bổ sung hộ chiếu, hộ chiếu cũ sẽ được trả lại cùng với hộ chiếu mới. Trong trường hợp sửa đổi hộ chiếu, hộ chiếu cũ sẽ bị thu hồi và không còn có giá trị sử dụng.
Bước 4: Kiểm tra thông tin trên hộ chiếu mới Sau khi nhận được hộ chiếu mới, người sử dụng cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hộ chiếu để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của giấy tờ này. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, người sử dụng cần thông báo ngay cho Cơ quan đại diện để được sửa chữa.
Bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài là một quy trình quan trọng và cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của giấy tờ này. Người sử dụng cần thực hiện đúng các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo việc bổ sung, sửa đổi được tiến hành thuận lợi và nhanh chóng. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay vấn đề gì liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi hộ chiếu công vụ, người sử dụng có thể liên hệ trực tiếp với Cơ quan đại diện để được giải đáp và hỗ trợ.
Các bước
|
Trình tự thực hiện |
| Tên bước | Mô tả bước |
| 1. | Nhận hồ sơ | Hồ sơ được nộp tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện). Thời gian nhận hồ sơ và trả kết quả: các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của nước sở tại và các ngày lễ, ngày Tết theo quy định của Việt Nam). |
|
| 2. | Xem xét giải quyết | Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết. | |
| 3 | Trả kết quả | Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở các cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ. |
Hồ sơ
|
Thành phần hồ sơ |
| Thành phần hồ sơ | |
| 1. | 01 Tờ khai theo mẫu 01/XNC đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ. | ||
| 2. | 03 ảnh giống nhau, cỡ 4×6 cm, chụp trên nền màu sáng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai và 02 ảnh đính kèm. | ||
| 3. | 01 bản chụp văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 02/2013/TT-BNG ngày 25/06/2013 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực đối với trường hợp nêu tại khoản 1, khoản 3 và khoản 4 Điều 16 Thông tư này. | ||
| 4. | 01 bản chụp Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao hoặc của cơ quan quản lý cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài về việc thay đổi chức vụ đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 02/2013/TT-BNG ngày 25/06/2013 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực. | ||
| 5. | Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã được cấp hoặc đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan chức năng nước sở tại. | ||
| Số bộ hồ sơ | Một (01) bộ. | ||
| Mẫu đơn, mẫu tờ khai | | ||
